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人事档案及代理有关问题解答

时间:2015-6-8 16:01:31 点击:

  核心提示:一、 流动人员人事档案应由哪个部门管理?答:根据中共中央组织部、国家人事部签发的[1996]118号文件规定:流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织和政府行政人事部门所属的人才流动服务机构,...

一、 流动人员人事档案应由哪个部门管理?

答:根据中共中央组织部、国家人事部签发的[1996]118号文件规定:流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织和政府行政人事部门所属的人才流动服务机构,其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。

二、 人事档案代理工作包括哪些内容?

答:人事档案代理工作包括以下内容:

1、 负责保存、调转流动人员原所有身份的人事关系(行政关系、工资关系);

2、 按照国家统一的工资政策,承办流动人员的档案工资;

3、 承办流动人员评定专业技术职务的有关事项;

4、 负责按国家规定确定工龄;

5、 负责流动人员出国(出境)政审工作;

6、 负责保存流动人员的人事档案;

7、 负责办理流动人员档案的查阅、借用和转递;

8、 负责流动人员档案材料的收集、鉴别、整理、归档;

9、 负责流动人员的有关人事统计。

三、 哪些人事档案属于流动人员人事档案?

答:流动人员人事档案包括:

1、 辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;

2、 与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;

3、 未落实工作单位的军队转业干部;

4、 不包分配、未落实工作单位的大、中专毕业生的人事档案;

5、 自费出国留学人员的人事档案;

6、 外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘 用的专业技术和管理人员的人事档案;

7、 外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;外省市企业驻辽宁、沈阳机构人员的档案;

8、 其他流动人员的人事档案。

四、 跨地区流动的流动人员的人事档案由哪里保管?

答:根据中共中央组织部、国家人事部关于《流动人员人事档案管理暂行规定》(人发[1996]118号文件)的规定:跨地区流动的流动人员的人事档案,可由其户口籍所在地的人才流动服务机构管理,也可由其现工作单位所在地的人才流动服务机构管理。

五、 管理流动人员人事关系和档案的部门可为流动人员解决哪些问题?

答:1、为流动人员保管、调转人事档案及提供人事管理服务;

2、为流动人员保留原有身份以及工龄连续计算;

3、按规定为流动人员晋升档案工资;

4、为流动人员的专业技术职称资格评审提供服务;

5、为流动人员出国(出境)办理政审;

6、按规定为保管人事档案的大、中专毕业生办理转正定级;

7、为流动人员代办养老保险;

8、为流动人员保留党、团组织关系;

9、为国家不包分配的大中专毕业生办理聘用手续及合同鉴证;

六、 因某种原因,档案已从原单位取出,并存放在个人手中,可否将档案放入人才中心存放?

答:可以。但是:

1、 如果你原身份属于干部,并要保留原身份,需到原单位补办干部介绍信和工资证明信;

2、 如果属于辞职人员,档案中要有辞职的审批件。另外,如果辞职期不超过一年,可在人才中心办理复职;如果辞职期超过一年,按文件规定被子视为放弃复职要求;

3、 如果是自动离职或单位除名人员,档案中要有离职或除名的审批件,这类人员已丧失干部身份;

4、 如果属于解除合同,档案中应有终止合同介绍信。原身份可予以保留。

七、 本人高中或大专毕业时的档案在一处,而大学本科毕业档案在另一处,存档时怎么办?

答:多处存放档案的,包括人事档案、专业技术档案、党团员档案,都应统一存放到有权保管档案的部门或单位保管。

八、 高中或大学毕业后,没有参加工作,直接到国外留学的归国留学生,怎么办理存档事宜?

答:1、首先到高中或大学毕业的母校寻找自己高中或大学的毕业生档案。如果没找到,再去户口所在地的街道办事处及其他有关部门查找。如果确实丢失,由档案丢失部门或单位(如:学校)出具档案丢失证明。

2、持国外毕业文凭、学位证、使领馆证明等材料,去教委有关部门进行国外学历认定。

3、持上述有关材料原件前来办理存档事宜。

九、 档案在市人才服务机构或在某企事业单位,要把档案放到省人才中心保管,手续怎么办?

答:1、档案所在单位同意将档案转出;

2、到省人才中心人事档案管理部交纳存档费。

3、填写“委托管理人事关系档案登记表”;

4、省人才中心开出“转递流动人员人事关系人事档案通知书”,转档人持该通知书到档案所在单位办理档案转递事宜

十、 个人初次办理转存档案,首先应做什么?

答:在办理转存档案手续之前,先与原单位协商,在原单位同意档案转出的情况下,再办理有关手续。

十一、原单位同意将本人档案转出的,到省人才中心怎么办手续?

答:原单位同意将本人档案转出的,到省人才中心办理如下手续:

1、 到人事档案管理部门开具交费通知单;

2、 填写“委托管理人事关系档案登记表”;

3、 由省人才中心开具“转递档案通知书”;

4、 原单位收到通知书,开出“干部介绍信”和“工资证明信”;

5、 原单位将档案封好,递转至省人才中心;

6、 签署“委托管理人事关系人事档案全同书”一式二份,签字盖章。

十二、初次存档人员持省人才中心“转递流动人员人事关系人事档案通知书”去原单位转档案时,需原单位出具什么手续?

答:转档案时,需档案存放单位出具:

1、 干部介绍信(或职工介绍信);

2、 工资证明信;

3、 工资卡;

4、 党团关系。

注:档案要密封转递,材料要齐全。

十三、个人到省人才中心存放档案时,需要签订什么手续?

答:待档案转来后,经检查无误,省人才中心开具收档回执单(此回执单交原单位收查),然后与存档人签订“委托管理人事关系人事档案合同书”一式两份。

十四、“委托管理人事关系人事档案合同书”主要内容是什么?

答:“委托管理人事关系人事档案合同书”主要内容是:

1、 保存档案合同编号;

2、 存档人员姓名;

3、 保存期限;

4、 交费标准;

5、 应交费金额;

6、 经办人和存档人签字;

7、 省人才中心保管档案部门盖章;

8、 签订合同书时间。

十五、“合同编号”有哪些作用?

答:在存档交接档案时,需签订“委托管理人事关系人事档案合同书”,同时在合同书上注明“合同编号”,其作用是:

1、 持此合同编号,便于查找底册;

2、 再次缴款时,便于续签“合同书”;

3、 利用合同编号,使用电脑查询方便。

十六、如果本人不能亲自办理存档,可否委托他人办理存档事宜?

答:如本人不在本地或因故不能自己办理存档,可以委托他人代办存档事宜。

十七、 省人才中心如何将收集的档案材料归档?

答:收集的材料必须经过认真鉴别。需经流动人员原单位盖章或本人签字的,签字盖章后方能归入档案。

十八、原单位不同意本人转出档案怎么办?

答:请与原单位人事部门或主管人事的领导协商解决或申请人事仲裁。

十九、在转递档案中,原单位已将档案邮出较长时间,在省人才中心仍没查到自己档案,怎么办?

答:请到原单位查找邮递回执单,按收件人签字情况进行查找。

二十、流动人员转递人事档案,如果材料不齐全怎么办?

答:流动人员转递人事档案必须完整齐全,不得扣留材料或分批转出。省人才中心发现转来的档案材料不齐全或不清楚,可以要求原单位补齐或查清楚。

二十一、档案可否另立一份?

答:每人档案只能有一份,档案不可另立一份。

二十二、存档人员要把档案转递到外省、市及有权保管档案的单位或部门保管,怎么办理手续?

答:请持外省、市当地人事部门出具的调档函件前来办理档案转递事宜。

二十三、档案从有权管理档案的单位转递至省人才中心,经过一至两年,该单位又同意重新录用,其档案可否转递回原单位保管?

答:其档案可以转递回原单位保管。

二十四、存档人员本人或直系亲属可否查阅本人档案?

答:根据中共中央组织部和国家人事部签发的人发(1996118号文件规定:“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”。

二十五、流动人员档案内容可否用电话查询?

答:查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定,谢绝用电话查询档案内容。

二十六、如果用人单位准备录用某流动人员,需要查阅档案,怎么办理手续?

答:单位用人查阅档案,需符合下列条件,予以查阅:

1、 持单位联系查阅档案的介绍信;

2、 事先需征求被查阅人员同意,并持被查阅人员的“委托管理人事关系人事档案合同书”;

3、 查阅档案人员必须是中国共产党党员。

二十七、中外合作、合资企业的外方人员能不能查阅中方人员的档案材料?

答:根据中共中央组织部、国家人事部签发的{1996]118号文件规定:查阅流动人员档案应派中共党员到人才流动服务机构查阅流动人员档案。对不符合规定条件的,人才流动服务机构可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。所以中外合作、合资企业的外方人员不能查阅中方人员的档案材料。如有需要,应由企业人事干部负责,酌情向外方人员提供口头介绍和摘录材料。

二十八、省人才中心如何为存档人员晋升专业技术职称?

答:根据辽人发[1998]14号文件“关于非公有制企、事业单位人员评审(考试)专业技术职称有关问题的通知”规定,对无政府主管部门的非公有制企、事业单位的专业技术人员要取得专业技术职称,可由各级人才交流服务机构代为办理推荐或报考手续。根据国家及省有关企、事业单位评聘专业技术职务的文件精神,省人才中心每年组织存档及人事代理人员参加全省及全国的外语考试。对已取得外语资格的存档人员经审核符合晋升专业技术职务的,由省人才中心人事档案管理部统一组织报名,参加国家和省统一组织的评审或考试。

二十九、到非公有制企、事业单位工作的大、中专毕业生的专业技术职称如何办理?

答:对大、中专毕业生到非公有制经济实体工作的,其人事关系及档案可由各级人才中心保管,并由其办理有关手续。对在省人才中心存档的大、中专毕业生,其报到后,到用人单位工作;见习期满一年后,由省人才中心负责为其办理转正定级及职称认定手续。

三十、新毕业的大、中专毕业生的专业技术职称如何认定?

答:具体认定标准为:中专毕业生见习期满定为:“员”级;大专毕业生见习期满再从事本专业工作两年为“助师”级;本科毕业生见习期满为“助师”级;硕士研究生从事本专业工作三年可直接晋升“中级”;博士生毕业当年即可直接晋升“中级”。

人事档案代理有关问题解答(四)

三十、新毕业的大、中专毕业生的专业技术职称如何认定?

答:具体认定标准为:中专毕业生见习期满定为:“员”级;大专毕业生见习期满再从事本专业工作两年为“助师”级;本科毕业生见习期满为“助师”级;硕士研究生从事本专业工作三年可直接晋升“中级”;博士生毕业当年即可直接晋升“中级”。

三十一、对非正规院校毕业的大中专毕业生的专业技术职称如何认定?

答:非正规院校的毕业生评审条件如下:

1、 中专毕业生从事专业工作一年,可申评员级,取得员级资格后从事专业工作四年可申评助理级;

2、 非正规院校大专毕业生,从事专业工作两年可申评助理级职称,取得助理级资格后,从事专业工作四年,可申评中级职称;

3、 非正规院校本科毕业生,从事专业工作一年,可申评助理级职称;取得助理级资格后从事专业工作四年,可申评中级职称;取得中级职称后从事专业工作五年,可申报副高级职称;取得副高级资格后从事专业工作五年,可申评正高级职称。

三十二、流动人员中哪些人员可不参加晋升职称的外语考试?

答:根据国家和省人事厅有关规定:对出国留学、进修学习一年以上的大学本科、专科、中专外语专业毕业,晋升非外语专业职务的人员及参加EPTTPVVSTBFTVHO和托福考试合格者,外语可以申请免试。

三十三、对已取得专业技术职称资格的,其资格证书到什么部门领取?

答:存档及人事代理人员经评审或考试取得专业技术职称后,由省人才中心或政府职改部门核发资格证书,其聘任及工资待遇等由所在单位自主决定。

三十四、正规院校统包统分毕业生技术职称资格首次认定需提供哪些材料?

答:正规院校统包统分毕业生技术职称资格首次认定需提供以下材料:

1、 填《毕业生确定专业技术职务审核表》一式三份;

2、 提供毕业证、学位证原件及复印件;

3、 持存档“合同书”;

4、 一寸免冠照片一张。

三十五、职业中专毕业生职务资格评审条件是什么?

答:职业中专毕业生职务资格评审条件如下:

1、 中专毕业生取得员级资格的、从事专业工作四年,可报“助理级”评审;

2、 职业中专毕业生,从事专业工作一年,可晋升“员级”;取得员级资格的从事专业工作四年,可申报“助理级”评审。

三十六、大专毕业生、非正规定院校毕业的大专毕业生职务资格评审条件是什么?

答:大专毕业生、非正规院落校毕业的大专毕业生职务资格评审条件是:

1、 大专毕业生取得助理级资格后从事专业工作四年,可以申报中级资格评审;

2、 非正规院校毕业的大专毕业生从事专业工作一年,可申报“员级”;从事专业工作三年,可申报助理级资格评审;取得助理级资格后从事专业工作四年,可申报中级资格评审。

三十七、本科毕业生、非正规院校毕业的本科毕业生职务资格评审条件是什么?

答:本科毕业生、非正规院校毕业的本科毕业生职务资格评审条件是:

1、 本科毕业生取得助理级资格后, 从事专业工作四年,可申报中级资格评审;取得中级资格后,从事专业工作五年,可申报副高级资格评审;取得副高级资格后从事专业工作五年,可申报正高级资格评审;

2、 非正规院校毕业的本科毕业生,从事专业工作一年,可申报助理级资格评审;取得助理级资格后,从事专业工作四年,可申报中级资格评审;取得中级资格后,从事专业工作五年,可申报副高级资格评审;取得副高级资格后,从事专业工作五年,可申报正高级资格评审。

三十八、研究生、博士生毕业后,职务资格评审条件是什么?

答:研究生、博士生毕业后,职务资格评审条件是:

1、 研究生毕业,从事专业工作三年,可晋升中级职称;取得中级资格后,从事专业工作五年,可申报副高级资格评审;取得副高级资格后从事工作五年,可申报正高级资格评审;

2、 博士生毕业后,当年可晋升中级职称;取得中级资格后,从事专业工作五年,可申报副高级资格评审;取得副高级资格后,从事专业工作五年,可申报正高级资格评审。

三十九、办理职称晋升申报手续,需持哪些材料?

答:办理职称晋升申报手续,需持以下材料:

1、 持档案管理“合同书”;

2、 持毕业证书原件、复印件;

3、 现有职称资格证书;

4、 应具备的申报材料及一寸免冠照片一张。

四十、晋升职称当中,“免试一次”如何解释?

答:“免试一次”即指国家计划内招生的全日制毕业生,毕业后从事专业工作:

1、 中专毕业生见习期满一年,可免试认定“员”级;

2、 大专毕业生见习期满一年,再从事本专业工作满二年,可免认定“助理”级;

3、 本科毕业生见习期满一年,可免试认定“助理”级;

4、 硕士生从事本专业工作三年,可免试认定中级;

5、 博士生毕业当年可免试认定中级;

6、 非正规院校、不包分配毕业生技术职称资格首次认定须经各类评委会评审。

《条例》

1996年12月,中共中央组织部、国家人事部根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》,并征得国家档案局的同意,发布了《流动人员人事档案管理暂行规定》(以下简称《规定》)。该规定共8章,对流动人员人事档案涵盖的范围,流动人员人事档案的管理机构、档案的转递、档案的收集、整理与利用、档案的保管,以及对违反本规定的处理及解释权等,都作出了明确的规定。

该规定发布后,总的贯彻执行情况是好的,促进了流动人员人事档案管理的科学化、法制化,保证了人事档案的安全和真实,维护了广大流动人员和用人单位的权益。但也出现了个别单位,特别是民营单位、私人机构随意招揽存放人事档案的问题。直接违反了该法规关于除了组织人事部门授权的机构外,“其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案”的规定。之所以出现上述问题,主要原因还是对该规定的宣传不够,一些人员、一些单位不了解、不掌握关于流动人员人事档案管理的规定。因此,适当地、有针对性地宣传该规定的基本精神,宣传人事档案管理的有关要求,统一思想认识,还是很有必要的。

为了正确理解和自觉执行《规定》,首先要了解人事档案管理的基本原则。

一、集中统一、归口管理的原则

《规定》第三条规定:“流动人员人事档案管理遵循‘集中统一、归口管理’的原则,接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。”人事档案管理的这一原则,是由两个更大的原则决定的。一是《档案法》规定“档案工作实行统一领导、分级管理的原则”。二是“党管干部”、“党管人才”原则。前者是档案管理的基本原则,后者是人事管理的基本原则,两个基本原则就决定了人事档案管理的原则必须是“集中统一、归口管理”。因此《规定》明确:“流动人员人事档案管理机构为县以上党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构。其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。”

为什么要坚持统一管理的原则?第一,《规定》要求统一管理人事档案的流动人员是指辞职、被辞退、解聘的机关工作人员、国有企事业单位管理人员和专业技术人员,待业的大中专毕业生,非公单位的专业技术人员、管理人员等等。统一管理他们的档案有利于国家统一掌握各类人才的总量、专业结构、分布情况,制定科学的培养、吸引、使用规划,根据国家发展战略和东、中、西部对人才的需求制定人才的宏观调控政策。第二,只有坚持统一管理,才能实现人事档案管理的一个重要目的,那就是《规定》第一条讲的“维护人事档案的真实性、严肃性。”档案的真实性也就是档案的价值所在,也是提供利用的前提。人事档案的价值有两个方面涵义,一是凭证价值,当用人单位需要时,档案管理单位能出具该人员有关身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况等证明文书;二是参考价值,档案中关于人员能力、性格、工作作风、思想政治表现等方面的记述应有一定参考作用。这些都要求人事档案管理机构熟悉人事管理的法律、法规和制度,懂得人事管理的要求,它所整理保管的档案符合人事档案的规范,出具的各类证明必须具有足够的权威性,在用人时能起到依据作用。那些未经组织人事部门授权、缺乏一定资质条件的单位显然起不到这样的作用。有的同志不懂这些道理,把管理档案看作是一个普通的经营项目,结果闹出一些笑话,比如有的民营公司,擅自承揽管人事档案的业务,而本身又没设党委,那么人家会问你怎么接转流动党员团员的组织关系?党员的组织生活谁来组织?积极分子的入党申请书往哪里交?流动人员需要政审时怎么解决?

附带说一下,当前全国正在分批开展保持共产党员先进性教育活动,要求所有党员,包括流动党员都要受到教育。凡是有保管人事档案的人才流动中心,都要在当地党委的领导下,认真制定流动人员参加先进性教育的实施方案,并认真加以实施。

二、安全、保密的原则

人事档案工作既是一项服务性工作,又是一项机要性工作。人事档案要为各类人才的求职择业、享受有关待遇、参与社会活动等提供服务,要为用人单位选人用人提供服务,如果没有服务性,人事档案工作就毫无意义;但人事档案工作不同于一般的服务工作,它是一项保密性工作,人事档案工作机构属于机要部门;人事档案是自然形成的,很多材料具有原始性,所以十分强调安全。

根据安全、保密原则,《规定》作了必要的基本规定,内容包括:

1.档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。

2.流动人员人事档案转递,应通过机要交通或派专人送取,不得邮寄或交流动人员本人自带。

3.在整理档案过程中,要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容,不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。

4.查阅流动人员人事档案必须经过审批;查阅人员必须是中共党员。不是党员不能查阅,如查阅理由充分,可由档案管理机构向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。

5.对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要有严格的保管措施,并严格查阅手续。

6.任何个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。

7.查阅档案必须严格遵守保密规定,不得擅自泄露或向外公布档案内容。

8.档案库房必须合乎“六防”要求:防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温。

以上这些安全保密措施很具体,必须严格执行,切实做到,不能搞变通。

三、公共服务的原则

在组织人事部门成立人才交流机构之前,干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的,在性质上属于公共服务,而且带有很强的政治性。为了方便工作,经批准,一些干部人事机构健全的大型国有企事业单位可以管理属于本单位管理的人员的档案,一定层次领导人员的档案仍然要由党委组织部门或政府人事部门管理。也就是说,一些大型国有企事业单位只能管理本单位的,而且是部分人员的人事档案,从来没有规定它们可以管理本单位以外的人员的档案。

出于深化机构改革和机关转变职能的需要,党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后,把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责,但这未改变人事档案管理的公共服务性质,所以绝不能把它搞成企业行为。

第一,流动人员人事档案管理工作绝不仅仅是单纯保管,而是有一系列服务内容,比如《规定》第七条明确:“人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作,认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作,经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。”为了适应服务人事工作的需要,《规定》还要求“做好流动人员档案材料的收集工作,不断充实流动人员人事档案的内容。”

以上这些服务内容,如果没有组织人事部门的授权和指导,实际上是难以完成的。

第二,管理流动人员人事档案“不能以赢利为目的”。这也是《规定》里已经明确了的。如果以赢利为目的,那就破坏了“公共服务”的性质,为了保证这条规定落到实处,一是收取少量服务费必须严格执行物价部门批准的标准,并接受群众监督。二是要坚决执行“收支两条线”,收取的服务费要如数上缴政府财政部门,不得私自截留。“收支两条线”是对行政事业费的管理措施,对企业则无法执行,这也从另一个侧面说明了企业是不能管理流动人员人事档案的,因为那样一来,实际就把这项公共服务变成了企业行为。

 来源:网络
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